Politique de confidentialité

Sommaire

1. En bref
2. 1. Qui sommes-nous et à qui vous adresser
3. 2. À quoi s'applique cette politique
4. 3. Les renseignements que nous recueillons
5. 4. D'où viennent vos renseignements
6. 5. Pourquoi nous utilisons vos renseignements
7. 6. Assistant virtuel (intelligence artificielle) et appels enregistrés
8. 7. Avec qui nous partageons vos renseignements
9. 8. Communications commerciales : courriels et textos
10. 9. Renseignements conservés ou traités à l'extérieur du Québec
11. 10. Site Web et témoins (cookies)
12. 11. Combien de temps nous conservons vos renseignements
13. 12. Comment nous protégeons vos renseignements
14. 13. Incidents de confidentialité
15. 14. Vos droits
16. 15. Plaintes et recours
17. 16. Mineurs
18. 17. Modifications de cette politique

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En bref

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1. Qui sommes-nous et à qui vous adresser

2. À quoi s'applique cette politique

Cette politique explique comment nous recueillons, utilisons, communiquons, conservons et détruisons vos renseignements personnels lorsque vous :

• visitez notre site Web grouperenox.com;
• nous écrivez ou nous appelez (courriel, téléphone, textos à notre ligne d'affaires, réseaux sociaux);
• échangez avec notre assistant virtuel (texto ou téléphone);
• nous transmettez une demande par l'entremise d'une plateforme de soumissions ou d'une publicité en ligne;
• recevez une soumission ou signez un contrat avec nous (y compris par signature électronique);
• recevez nos services : évaluation, installation, entretien, service après-vente, garanties.

Elle complète la loi applicable, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1).

Un « renseignement personnel » est tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l'identifier, directement ou indirectement.

3. Les renseignements que nous recueillons

Nous recueillons seulement ce qui est nécessaire aux fins indiquées à la section 5.

Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements sensibles (santé, données biométriques, etc.). Ne nous en transmettez pas, sauf si c'est nécessaire à votre projet (par exemple, une contrainte d'accessibilité que vous souhaitez que nous prenions en compte).

4. D'où viennent vos renseignements

• De vous, quand vous communiquez avec nous ou remplissez un document.
• De plateformes de soumissions ou de publicités en ligne auxquelles vous avez soumis une demande et qui nous l'ont transmise. Lors de notre premier contact, nous vous indiquons la provenance de votre demande. Vous pouvez aussi nous la demander en tout temps.
• D'autres sources, seulement avec votre accord. Par exemple, nous n'utilisons les photos de votre propriété que si vous nous les transmettez vous-même, ou, avec votre autorisation, celles d'une annonce publique de votre propriété.
• De nos partenaires, au besoin et dans le cadre de votre dossier : par exemple, la confirmation d'un prêteur que votre financement est accepté, ou la confirmation d'enregistrement d'une garantie par un fabricant.

5. Pourquoi nous utilisons vos renseignements

Nous utilisons vos renseignements uniquement pour les fins suivantes :

1. répondre à vos demandes et prendre rendez-vous;
2. évaluer votre projet et préparer une soumission;
3. préparer, faire signer et exécuter le contrat (commande d'équipement, planification, installation, inspection, mise en service);
4. vous facturer, percevoir les paiements et tenir notre comptabilité;
5. enregistrer les garanties auprès des fabricants et distributeurs, et honorer les garanties, dont la garantie légale de bon fonctionnement (6 ans pour les thermopompes et climatiseurs);
6. vous aider, si vous le demandez, avec vos demandes de subventions ou de financement;
7. assurer le service après-vente et le suivi de la qualité;
8. vous envoyer des communications commerciales (offres, rappels d'entretien), seulement avec votre consentement ou lorsque la loi le permet, avec une façon simple de vous désabonner (section 8);
9. protéger nos systèmes, prévenir la fraude et respecter nos obligations légales (fiscales, Régie du bâtiment, protection du consommateur);
10. établir, exercer ou défendre nos droits en cas de litige.

Si nous voulons utiliser vos renseignements à une autre fin, nous vous demanderons votre consentement, sauf dans les cas permis par la loi.

6. Assistant virtuel (intelligence artificielle) et appels enregistrés

Textos. Certains textos envoyés à notre ligne d'affaires reçoivent une réponse d'un assistant virtuel fondé sur l'intelligence artificielle. Il vous pose des questions sur votre projet, peut proposer un rendez-vous et prépare un résumé pour notre équipe.

Téléphone. Certains appels sont répondus ou faits par un assistant virtuel vocal. Au début de l'appel, il vous informe :

• qu'il est un assistant virtuel;
• que l'appel est enregistré et transcrit, et pourquoi (prendre en note votre demande avec exactitude et en assurer le suivi);
• que vous pouvez demander à parler à une personne.

Si vous ne voulez pas être enregistré, dites-le : nous vous rappellerons ou vous pourrez communiquer avec nous par courriel ou par texto.

Ce que nous faisons et ne faisons pas avec l'IA :

• L'assistant sert à recueillir l'information et à organiser les rendez-vous. Les soumissions, les prix et les décisions qui vous concernent sont validés par une personne de notre équipe.
• Nous ne prenons aucune décision vous concernant fondée exclusivement sur un traitement automatisé. Si cela devait changer, nous vous en informerions au moment de la décision et vous pourriez présenter vos observations à un membre de notre personnel.
• Nos fournisseurs d'IA traitent vos échanges pour notre compte, en vertu d'un contrat, et ne peuvent pas les utiliser à leurs propres fins. Nous n'utilisons pas vos renseignements pour entraîner nos propres modèles d'IA.
• Les enregistrements, transcriptions et résumés des appels sont conservés selon le calendrier de la section 11 : 3 ans après le dernier contact pour une demande sans contrat ; pour un client, tous ses enregistrements sont conservés avec son dossier client et détruits ou anonymisés en même temps que lui. Ils servent de preuve des ententes prises avec vous et du suivi de vos garanties, et à traiter les plaintes et les litiges.

7. Avec qui nous partageons vos renseignements

Nous communiquons vos renseignements seulement lorsque c'est nécessaire, et seulement ce qui est nécessaire.

Nous ne vendons, ne louons et n'échangeons jamais vos renseignements personnels. Nous ne les communiquons pas à des tiers pour leur propre marketing.

7.1 Portails sécurisés : portail client et portail des partenaires

Notre application de gestion (app.grouperenox.com) comprend deux portails sécurisés. Le site Web en donne l'accès par le bouton « Connexion ».

Portail client. Il vous permet de consulter vos travaux, vos estimations et contrats, l'état de vos factures et vos demandes de subvention. Vous y voyez seulement les renseignements de votre propre dossier. L'utilisation du portail est facultative : vous pouvez toujours obtenir vos documents par courriel ou en nous appelant.

Portail des partenaires sous-traitants. Les entreprises à qui nous confions des travaux y voient seulement les jobs qui leur sont assignées et seulement ce qui sert à les exécuter : votre nom, votre téléphone, l'adresse des travaux, l'équipement, les notes de travaux et les fichiers que nous avons choisi de partager pour cette job. Elles n'y voient aucun prix, aucune facture ni aucune note interne. Elles peuvent aussi y confirmer leur présence. Leur accès est retiré dès qu'elles ne sont plus affectées aux travaux, si les travaux sont annulés, et au plus tard 60 jours après la fin des travaux. Chaque partenaire est tenu de garder ces renseignements confidentiels et de les utiliser seulement pour les travaux qui lui sont confiés.

Connexion et sécurité. La connexion se fait sans mot de passe, par un code à usage unique envoyé au courriel déjà inscrit à votre dossier. Le code est valide 10 minutes. La session se ferme après 14 jours sans activité, et au plus tard après 30 jours (client) ou 60 jours (partenaire). Vous pouvez fermer la session sur tous vos appareils. Les fichiers sont offerts par des liens temporaires. Les portails n'utilisent qu'un témoin de session essentiel à la sécurité, sans témoin de mesure d'audience ni de publicité.

Journal des accès. Pour protéger vos renseignements et détecter les accès non autorisés, nous consignons chaque connexion, chaque consultation et chaque téléchargement : qui, quoi, quand, appareil et adresse IP tronquée. Ce journal est conservé 1 an, puis détruit. Il sert seulement à la sécurité et au traitement des incidents. Vous pouvez demander à consulter les accès à votre dossier (section 14).

Renseignements des partenaires. Pour le personnel de nos partenaires, nous traitons le nom, le courriel, le téléphone, les confirmations de présence et le journal des accès, seulement pour gérer les travaux et la sécurité du portail.

8. Communications commerciales : courriels et textos

• Nos réponses à votre demande de soumission et les messages liés à votre contrat ou à votre garantie font partie du service que vous avez demandé.
• Si vous nous avez fait une demande sans signer de contrat, nous pouvons faire un suivi pendant une période limitée, comme le permet la Loi canadienne anti-pourriel : 6 mois au plus après votre dernière demande, sauf si vous avez consenti à recevoir des messages commerciaux ou s'il existe une relation d'affaires en cours.
• Nous vous envoyons des offres ou des rappels d'entretien seulement avec votre consentement ou lorsque la loi le permet.
• Chaque message commercial nous identifie et vous permet de vous désabonner facilement : répondez « STOP » à un texto ou cliquez sur le lien de désabonnement d'un courriel. Nous donnons suite sans délai, et au plus tard dans les 10 jours ouvrables.
• Vous pouvez aussi retirer votre consentement en écrivant à info@grouperenox.com.

9. Renseignements conservés ou traités à l'extérieur du Québec

Nous utilisons des fournisseurs technologiques reconnus. Plusieurs d'entre eux conservent ou traitent des données à l'extérieur du Québec :

Avant de communiquer un renseignement à l'extérieur du Québec, nous évaluons notamment la sensibilité du renseignement, la raison de son utilisation, les mesures de protection, y compris contractuelles, et le cadre juridique du lieu concerné. Nous procédons seulement si le renseignement bénéficie d'une protection adéquate, et nous concluons une entente écrite avec le fournisseur. Les renseignements conservés à l'étranger peuvent être soumis aux lois de cet endroit.

La liste des catégories de fournisseurs est tenue à jour. Vous pouvez demander plus de détails à notre responsable de la protection des renseignements personnels.

10. Site Web et témoins (cookies)

Notre site Web est une vitrine : il ne comporte aucun paiement en ligne. Le bouton « Connexion » mène à nos portails sécurisés, décrits à la section 7.1.

• À votre première visite, une bannière vous permet d'accepter, de refuser ou de personnaliser les témoins non essentiels. Refuser n'empêche pas d'utiliser le site.
• Vous pouvez modifier votre choix en tout temps grâce au lien « Paramètres des témoins » au bas de chaque page. Vous pouvez aussi supprimer les témoins dans les réglages de votre navigateur.
• Témoins et stockage essentiels actuellement utilisés sur le site : choix des témoins (localStorage « renox-temoins », environ 6 mois) ; conversation de la bulle de clavardage (sessionStorage, durée de la session) ; session du formulaire LogisVert (témoin HttpOnly, 2 h), seulement sur cette page. Aucun témoin de mesure d'audience ni de publicité n'est actif tant que vous ne les acceptez pas (et aucun identifiant n'est configuré pour l'instant).

Notre site contient des liens vers des sites de tiers (ex. : prêteurs, programmes de subventions, réseaux sociaux). Leurs propres politiques s'appliquent lorsque vous les visitez.

11. Combien de temps nous conservons vos renseignements

Nous conservons vos renseignements seulement le temps nécessaire aux fins prévues ou exigé par la loi. Ensuite, nous les détruisons de façon sécuritaire ou les anonymisons.

12. Comment nous protégeons vos renseignements

• Accès limité aux personnes qui en ont besoin, comptes protégés par mot de passe, et authentification à deux facteurs exigée pour les comptes administrateurs des outils qui contiennent des renseignements personnels.
• Fournisseurs choisis pour leurs mesures de sécurité et liés par contrat.
• Transmission chiffrée (HTTPS) sur notre site Web et nos portails.
• Portails : connexion sans mot de passe par code à usage unique, sessions limitées dans le temps, accès strictement limité au dossier de la personne ou aux jobs assignées au partenaire, droits vérifiés à chaque consultation, fichiers offerts par des liens temporaires, aucun prix coûtant ni note interne affiché, et journal des accès conservé 1 an.
• Destruction sécuritaire selon notre calendrier de conservation.
• Sensibilisation de notre équipe et règles internes de protection des renseignements personnels (voir notre page « Gouvernance des renseignements personnels »).

Aucune mesure n'est parfaite. Évitez de nous envoyer des renseignements dont nous n'avons pas besoin (ex. : numéro d'assurance sociale, numéro de carte de crédit complet par courriel ou texto).

13. Incidents de confidentialité

Si nous avons des motifs de croire qu'un incident de confidentialité est survenu (accès, utilisation ou communication non autorisés, perte), nous prenons rapidement les mesures pour réduire le risque de préjudice et éviter que l'incident se reproduise. Si l'incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées. Nous tenons un registre de tous les incidents.

14. Vos droits

Vous pouvez :

• savoir quels renseignements nous détenons sur vous, à quelles fins, qui y a accès et combien de temps nous les conservons;
• obtenir une copie de vos renseignements. Ceux que vous nous avez fournis peuvent vous être remis, ou être remis à une personne ou à un organisme autorisé par la loi, dans un format technologique structuré et couramment utilisé (portabilité);
• faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque, ou faire supprimer un renseignement dont la collecte, la communication ou la conservation n'est pas autorisée par la loi;
• retirer votre consentement à une utilisation ou à une communication, sous réserve des obligations légales ou contractuelles. Par exemple, nous devons conserver un contrat et des factures;
• demander que nous cessions de diffuser un renseignement ou que soit désindexé un hyperlien rattaché à votre nom, dans les cas prévus par la loi;
• connaître la source d'un renseignement obtenu d'un tiers;
• être informé de toute décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, et présenter vos observations à une personne.

Comment faire une demande. Écrivez à notre responsable de la protection des renseignements personnels (section 1). Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité de façon raisonnable, par exemple en répondant à quelques questions sur votre dossier ou en présentant une pièce d'identité. Nous ne demandons jamais votre carte d'assurance maladie. Nous pouvons vous aider à formuler votre demande.

Délai et frais. Nous répondons par écrit au plus tard 30 jours après la réception de votre demande. L'accès est gratuit. Des frais raisonnables peuvent être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission; nous vous informerons alors du montant approximatif à l'avance. Tout refus sera motivé et indiquera vos recours.

15. Plaintes et recours

Vous pouvez porter plainte auprès de notre responsable de la protection des renseignements personnels (section 1). Nous accusons réception de votre plainte et vous répondons par écrit, normalement dans les 30 jours.

Si vous n'êtes pas satisfait, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec :

• demande d'examen de mésentente, dans les 30 jours suivant un refus ou l'absence de réponse à une demande d'accès ou de rectification;
• plainte concernant nos pratiques.

Site Web : www.cai.gouv.qc.ca

16. Mineurs

Nos services s'adressent aux adultes (propriétaires ou occupants). Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements auprès d'un mineur de moins de 14 ans sans le consentement de son parent ou tuteur.

17. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique pour refléter des changements à nos pratiques ou à la loi. Nous publions la nouvelle version sur cette page avec sa date d'entrée en vigueur. En cas de changement important, nous en avisons les personnes concernées par un avis sur notre site Web et, le cas échéant, par courriel ou par texto, avant son entrée en vigueur.

Historique des versions

• Version 2.1 — 10 octobre 2026 : ajout des portails client et partenaire (sections 7, 7.1, 9, 10, 11 et 12), précision des lieux d'hébergement et de la raison de la conservation des enregistrements d'appels (sections 6 et 11).
• Version 2.0 — 10 octobre 2026 : refonte complète (conformité à la Loi 25, assistants virtuels, textos, témoins, fournisseurs hors Québec, conservation).
• Version 1.0 — version antérieure, non datée.