Gouvernance des renseignements personnels
Groupe RENOX (Gestion M. Dorval inc.) Version 1.1 — Mise à jour le 10 octobre 2026 Approuvée par Mikaël Dorval, responsable de la protection des renseignements personnels
Sommaire
Cette page résume les règles internes qui encadrent la protection de vos renseignements personnels chez Groupe RENOX, comme l'exige l'article 3.2 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Pour savoir quels renseignements nous recueillons et pourquoi, consultez notre Politique de confidentialité.
1. Rôles et responsabilités
| Qui | Responsabilités |
|---|---|
| Responsable de la protection des renseignements personnels (Mikaël Dorval, 1-877-915-0856 poste 4, info@grouperenox.com) | Approuve nos politiques. Répond aux demandes d'accès, de rectification et de portabilité ainsi qu'aux plaintes. Évalue les incidents et tient le registre. Participe à l'évaluation de tout nouveau système. |
| Employés et représentants | N'accèdent qu'aux renseignements nécessaires à leurs tâches. Respectent nos règles de confidentialité et de sécurité. Signalent immédiatement tout incident au responsable. |
| Fournisseurs de services technologiques | Traitent les renseignements seulement pour notre compte, en vertu d'un contrat écrit qui prévoit des mesures de confidentialité, l'interdiction d'utiliser les renseignements à d'autres fins et leur destruction à la fin du mandat. Ils nous avisent de toute violation. |
| Partenaires sous-traitants | Reçoivent seulement les renseignements nécessaires aux travaux qui leur sont confiés, par le portail des partenaires ou par d'autres moyens de communication (par exemple courriel, texto ou téléphone). Ils sont tenus de limiter l'utilisation de ces renseignements aux travaux, de n'en conserver aucune copie après la fin des travaux et d'aviser immédiatement le responsable de toute violation ou tentative de violation. Le responsable peut vérifier le respect de ces obligations. Leur accès est retiré à la fin de leur affectation et au plus tard 60 jours après la fin des travaux. |
| Assistants virtuels (intelligence artificielle) | Configurés par nous, ils recueillent seulement l'information nécessaire au traitement des demandes. Ils s'identifient comme assistants virtuels et annoncent l'enregistrement des appels. Une personne de notre équipe valide les soumissions et les décisions. |
2. Cycle de vie des renseignements
- Collecte. Nous déterminons les fins avant de recueillir des renseignements, et nous recueillons seulement ceux qui sont nécessaires. Nous informons les personnes au moment de la collecte. Les photos d'une propriété proviennent du client lui-même ou sont obtenues avec son accord.
- Utilisation et accès. Nous utilisons les renseignements uniquement aux fins prévues, et l'accès est limité selon les tâches de chacun.
- Communication. Nous ne communiquons de renseignements qu'avec le consentement de la personne ou dans les cas permis par la loi. Avant toute communication à l'extérieur du Québec, y compris à un fournisseur infonuagique, nous faisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et nous concluons une entente écrite.
- Conservation et destruction. Nous appliquons un calendrier de conservation par catégorie de renseignements, publié à la section 11 de notre Politique de confidentialité. Les enregistrements et transcriptions d'appels suivent la durée du dossier (3 ans pour une demande sans contrat, 7 ans ou la fin de la garantie pour un client), notamment pour traiter les plaintes et les litiges. À la fin de la période, nous détruisons les renseignements de façon sécuritaire (suppression dans les systèmes et chez les fournisseurs, déchiquetage des documents papier) ou nous les anonymisons. Nous révisons ce calendrier au moins une fois par année, et à chaque changement important (nouveau fournisseur, nouvel outil ou incident de confidentialité).
3. Nouveaux projets et systèmes
Avant d'acquérir, de développer ou de refondre un système qui traite des renseignements personnels, nous faisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, avec la participation du responsable. C'est le cas, par exemple, d'un logiciel de soumissions, d'un assistant virtuel ou d'un outil de téléphonie. Nous nous assurons aussi que les renseignements fournis par une personne peuvent lui être remis dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
L'ouverture de nos portails client et partenaire fait l'objet d'une telle évaluation avant leur mise en service. Elle est mise à jour à chaque ajout important de fonctions ou de renseignements affichés.
4. Sécurité
Nos mesures sont proportionnées à la sensibilité des renseignements : contrôle des accès, mots de passe robustes, et authentification à deux facteurs exigée pour les comptes administrateurs des outils qui contiennent des renseignements personnels, fournisseurs reconnus liés par contrat, chiffrement des communications sur notre site Web, et sensibilisation de notre équipe.
Les accès à nos portails sont journalisés. Le journal est conservé 1 an et examiné en cas de doute ou d'incident. Les accès des partenaires et les comptes inactifs sont revus périodiquement.
5. Incidents de confidentialité
Tout incident soupçonné doit être signalé sans délai au responsable. Celui-ci :
- prend les mesures pour limiter le préjudice et éviter qu'un incident semblable se reproduise;
- évalue le risque de préjudice sérieux (sensibilité des renseignements, conséquences possibles, probabilité d'une utilisation malveillante);
- avise la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées si le risque est sérieux;
- inscrit l'incident au registre, conservé au moins 5 ans.
6. Traitement des plaintes
- Dépôt. Toute personne peut déposer une plainte concernant la protection de ses renseignements personnels auprès du responsable, par courriel, par téléphone ou par la poste.
- Accusé de réception. Nous accusons réception de la plainte, ainsi que de toute demande d'accès ou de rectification, dans les 5 jours ouvrables.
- Examen. Le responsable examine la plainte et peut demander des précisions.
- Réponse. Une réponse écrite et motivée est transmise dans les 30 jours suivant la réception. Ce délai s'applique aussi aux demandes d'accès et de rectification. Elle indique les mesures prises, s'il y a lieu.
- Recours externe. Si la personne n'est pas satisfaite, elle peut s'adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec (www.cai.gouv.qc.ca).
Les plaintes et leur suivi sont documentés et conservés 3 ans après la fermeture du dossier.
7. Formation et révision
Les membres de notre équipe sont informés de ces règles à leur arrivée, puis au moins une fois par année. Le responsable révise ces règles et notre Politique de confidentialité au moins une fois par année, ainsi qu'à chaque changement important de nos systèmes ou de la loi.